CAPTACIÓN de alumnos en CENTROS ESCOLARES. Paso a paso

Una de las acciones principales de los departamentos de marketing y comercial de la empresas se basa en la fidelización de los clientes actuales para que sigan siéndolo y en la captación de nuevos clientes que asegure la continuidad y el crecimiento de la organización.

En otro momento hablaremos de las acciones de fidelización de clientes, en este apartado, vamos a centrarnos en la captación de los nuevos.

Los centros escolares tienen, igual que todas las empresas, la necesidad de captar nuevos clientes y en su caso acrecentado además con que todos los años acaban sus estudios un nivel completo y deben ser reemplazados por un nuevo nivel que comienza los suyos. A esta sustitución natural de alumnos hay que sumar los que abandonan los estudios o se cambian de centro en los distintos cursos.
Entendiendo la composición de la titularidad, junto con el sostenimiento de los centros en nuestro sistema educativo (públicos, concertados, privados e internacionales) y que no supone el mismo esfuerzo y complicación captar alumnos en cada uno de ellos, vamos a ver cómo se pone en marcha un plan de captación.

Comenzaremos por definir los objetivos que queremos conseguir y que serán:

· Cuantitativos (medibles por números, por ejemplo número de nuevos alumnos), y
· Cualitativos (abstractos y difíciles de medir, por ejemplo captar alumnos comprometidos con la sociedad)

Y tendremos en cuenta unas particularidades que se deben cumplir en la definición de los objetivos. Deben ser:

· Claros. Han de estar perfectamente definidos y descritos.
· Flexibles. Han de poder ser modificados cuando las circunstancias lo requieran.
· Medibles. Para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.
· Realistas. Deben ser factibles de alcanzarse y acordes con nuestras capacidades y medios disponibles.
· Coherentes con la misión del centro y por supuesto, entre ellos.
· Motivadores. Que sean un reto para las personas responsables de su cumplimiento.

Ejemplo Objetivos:

Para el curso académico 2009/2010 el Colegio X se plantea como objetivos de captación:
1.- 50 alumnos nuevos para primer curso. (Ct 1)
2.- 20 alumnos para el resto de cursos (5 primaria, 5 ESO y 10 Bachiller) (Ct2)
… etc.

Una vez marcados y consensuados con el equipo directivo, estamos en condiciones de poner en marcha las estrategias para alcanzarlos. Entendemos por estrategias el conjunto de acciones que vamos a desarrollar para alcanzar los objetivos y se formularán sobre la base de la matriz DAFO: análisis interno de la empresa de los puntos fuertes (F) y débiles (D) y del análisis externo: las oportunidades (O) y amenazas del mercado (A).

El proceso a seguir para decidir las posibles estrategias se basa en:

· La definición del público objetivo al que nos dirigimos.
· Objetivos específicos de marketing (producto, comunicación, comercialización...).
· Presupuesto disponible.
· La designación de las responsabilidades.

Tanto la definición de los objetivos como el establecimiento de las estrategias que se van a llevar a cabo, deben ser realizadas por la dirección de marketing y consensuadas con la dirección del centro para que se cree un compromiso hacia su consecución. Una vez aprobados, se comunicarán al resto de la organización para su conocimiento y compromiso.

Ejemplo: Definición de Estrategias

(Ct1) 50 alumnos nuevos para primer curso.
Presupuesto: 10.000 Euros
1.- Elaborar un nuevo material informativo del centro (folleto y Cartel). (E1 – Ct1, Ct2)
Presupuesto: 2.000 Euros - Responsable: Luis M.

2.- Realizar 2 jornadas de “Puertas abiertas” (enero y marzo). (E2 – Ct1, Ct2)
Presupuesto: 2.000 Euros - Responsable: Ana L.

3.- Realizar acción comercial en las 40 guarderías cercanas. (E3 – Ct1)
Presupuesto: 1.500 Euros - Responsable: Dir. Marketing

4.- Realizar 3 campañas de “pegada” de cartelería informativa por la zona de influencia cercana del centro. (E4 – Ct1)
Presupuesto: 600 Euros - Responsable: Juan B.

5.- Aplicar acciones de marketing en internet, modernizar la web y tener presencia en redes sociales. (E5 – Ct1, Ct2)
Presupuesto: 1.000 Euros - Responsable: Dir. Marketing
... etc.

Y de la misma manera que hemos realizado la definición de las estrategias para alcanzar el primer objetivo, lo haremos cada uno de los objetivos marcados.
Una vez han sido marcadas, asignadas, presupuestadas y consensuadas y aprobadas por la dirección, pondremos en marcha las acciones tácticas. Las tácticas son las acciones concretas, los recursos humanos y financieros que vamos a poner en marcha para desarrollar la estrategia.

Cada acción que vayamos a realizar, la tendremos que plasmar en un calendario que nos marque el momento de comienzo, el final y el resto de acciones que dependen de u finalización para poder comenzar.

El plan táctico responderá a las preguntas: ¿Qué hay que hacer?, ¿Cuándo?, ¿Quién lo hará?, ¿Con que medios?, ¿Cuánto costara? y, ¿Cuáles son los resultados previstos?

Ejemplo: Plan táctico

(Ct1) 50 alumnos nuevos para primer curso.
(E1) Elaborar un nuevo material informativo del centro (folleto y Cartel).
Presupuesto: 2.000 Euros
8 enero.- Convocar la reunión del grupo de trabajo de marketing para definir el contenido del nuevo folleto y del cartel. (Resp.: Dir. Marketing)
12 enero.- Reunión del grupo y elaboración del documento de trabajo.
13 enero.- Convocar a la agencia de publicidad a una reunión (Resp.: Dir. Marketing)
16 enero.- Reunión con la agencia y entrega del briefing del folleto y cartel
26 enero.- Fecha tope de entrega de pruebas diseñadas por la agencia. (Resp.: Dir. Marketing)
27 enero.- Aprobación de originales. (Resp.: Dir. Marketing y Dir. General)
28 enero.- Entrega de originales a la imprenta solicitud de presupuesto. (Resp.: Dir. Marketing)
2 febrero.- Aprobación del presupuesto de imprenta (Resp.: Dir. Marketing, Dir. General y Administrador)
9 febrero.- Recepción de materiales en el centro y entrega a Juan B. los carteles para comenzar las “pegadas” (E4) y entregar los folletos en la cantidad pactada a Ana L. Jornadas de Puertas Abiertas (E2) y al Dir. Marketing para la acción comercial (E3)…
… etc

Y para finalizar, pondremos en marcha un sistema de control para ir comprobando, cada poco tiempo, el grado de cumplimiento de los objetivos y poder reacciona inmediatamente en cuanto se produzcan desviaciones. Utilizando el gráfico de control de P. Kotler se puede ver en su conjunto:

11 comentarios:

Anónimo dijo...

Realmente me ha servido de mucho su blog pero luego de hacer todo eso no consegui mi objetivo y solo tengo 20 alumnos. No se que mas puedo hacer.

Javier Muñoz Senra dijo...

Estimado amigo, lo primero gracias por seguir mi blog. Estamos en un momento complicado de crisis y de descenso de la natalidad sería bueno conocer tu centro, la localidad, la tipología, etc para poderte ayudar.

Si quieres mándame un mail y lo comentamos a ver cómo puedo ayudarte.

Anónimo dijo...

Buenos días, soy el director de un centro concertado de Leganés, Madrid. Estoy interesado en formarme en captación de alumnos, preferiblemente on line. ¿Qué curso me recomienda?

Manuel Huaman Garcia dijo...


Gracias Javier excelente documento






















youtube downloaden here

Antony dijo...

Antes que nada Dios le bendiga.

Soy el rector de un colegio en Honduras, específicamente en San Pedro Sula y le felicito por sus consejos, sin embargo, que hacer cuando la formación y educación que se ofrecen: primero es de gran calidad, lleva implícita la palabra de Dios, valores morales y espirituales y aun así algunas veces hasta alumnos que becamos la menosprecian, que podemos hacer.

Javier Muñoz Senra dijo...

Estimado Antony, lo primero gracias por leer mi blog y el agradecimiento por sus amables palabras.

Cuando teniendo una gran calidad y valores diferenciales claros no conseguimos que se valore por parte de nuestros clientes, lo normal es que no estemos haciendo bien la comunicación interna y externa del centro. La ventaja diferencial de un centro debe ser real, cuantificable pero sobre todo debe ser de interés para el cliente.

En cualquier caso, si lo desea mándeme un mail y le intento ayudar en lo que buenamente pueda.

Anónimo dijo...

estimado amigo felicitarte por la ayuda que nos brindas en darnos todos tus conocimientos , desearía pedirte que me guíes en como elaborar un plan de captación
de alumno para mi escuela, agradeceré mucho la importancia. ALMA

Javier Muñoz Senra dijo...

Como siempre encantado de poder ayudar. Mándame un mail y nos ponemos en contacto.

Vicky Medina dijo...

buenas!! gracias por compartir la informacion!! necestito un consejo,, yo iba a abrir un jardin infantil los primeros dias de enero soy profesora,, y pude juntar un capital,, pero el local que me iban a alquilar me fallo con la fecha y recien me lo van a entregar la primera semana de febrero como entenderas esto deprimio mucho,, no se si seguir con el proyecto o esperar al proximo año,, ya que no tengo mucho tiempo para la publicidad, igualmente tengo 2 colegios pequeños cerca al mio lo que yo e pensado es competir del lado de las pensiones algo mas bajas,, pero no se si llegare con el tiempo necesitaria 50 alumnos de nivel inicial para cubrir el gasto del alkiler y sueldos,,, que me aconsejas!!

Vicky Medina dijo...
Este comentario ha sido eliminado por un administrador del blog.
Javier Muñoz Senra dijo...

En la pestaña "sobre mi" del blog vienen los datos de contacto

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